ملف إدارة اعمال البيت

طريقة عمل ملف إدارة أعمال البيت بالصور

كلنا نحتاج فى منزلنا إلى مقر لندير منه أعمال البيت المختلفة  (مركز أعمال مديرة البيت ) وبالتالى مكان لنحفظ فيه الأوراق الخاصة بهذه الأعمال البسيطة حتى لا يضيع وقتنا ومجهودنا فى البحث المستمر عن الأوراق عند الحاجة إليها وحتى لا تمتلىء أدراجنا بأوراق مختلفة لمواضيع مختلفة تتحول لوحوش تحتل هذه الأدراج بلا فائدة وتمنعنا من الاستفادة بهذه المساحات.



إنشاء نظام حفظ الملفات أمر فى غاية الأهمية لنا فى المنزل تماما كما فى الشركات وتخصيص ملف خاص بأوراق البيت هو جزء من هذا النظام.

هذا الملف سييكون مقسم حسب كل موضوع ولحفظ أوراق مثل:

–          فواتير الكهرباء – الغاز أو الصيانات المنزلية

–          اشتراكات خاصة

–          تاريخ طبى وأوراق تأمين صحى إن وجد

–          خطط الوجبات

–          قوائم أعمالك المنزلية

–          متابعة وصيانة السيارة

هذه مجرد أمثلة لما فى منزلك من أوراق وقد يزيد عليها أو ينقص منها أمور أخرى حسب الحاجة وطبيعة كل أسرة.

تنظيم أوراق المنزل

الخطوة الأولى: تصميم وإنشاء الملف

سنحتاج بعض الأدوات المكتبية البسيطة والغير مكلفة لعمل هذا الملف. ولا تننسى أن تختارى ألوان جذابة له حتى يشجعك على العمل.

1- فايل عريض ذو خرمين 2 Hole Binder

2- فواصل ملونة

3- مغلفات شفافة ومخرمة U-shape plastic pockets

4- مغلف بسوستة

5- بعض الأقلام والأدوات المكتبية البسيطة للعمل

لا تنسى أن تضيفى أجندة تنظيم أعمال البيت إلى الملف ونتيجة شهرية كبيرة لتساعدك أثناء التخطيط

 

الخطوة الثانية : الإعداد والتقسيم الداخلى

 

 الإستخدام والتحديث:

·         داومى على متابعة النظر فى الملف وتحديث الأوراق والبيانات التى تضعيها به. فمثلا احتفظى فقط بآخرستة أشهر من فواتير الكهرباء والغاز وتخلصى مما يسبقهم أولا بأول.

·         أضيفى الأوراق أو الفواتير الخاصة بكل جزء فى الملف إلى مكانها أولا بأول ولا تتركيها فى الأدراج.

·         تخلصى من الأوراق القديمة التى لم تعد صالحة أو لا تحتاجينها بعد ذلك

·         هذا الملف يختص فقط بنوعية الأوراق التى ستحتاجين الوصول إليها بسرعة وعلى فترات متقاربة أما الأوراق الهامة الأخرى والخاصة بالأسرة فلها أسلوب آخر فى الحفظ سوف نتابعه فى مقال آخر إن شاء الله.

img_3838

طريقة عمل ملف إدارة أعمال البيت بالصور

 

Read More
أوراق وكتب المدرسة

كتب وأوراق العام الدراسى المنتهى ….كيف أحفظها أو أتخلص منها؟

فى أثناء الدراسة يتكون فى بيوتنا كميات كبيرة من الأوراق والكتب الخاصة بأولادنا وإذا كان يوجد أكثر من طفل تتضاعف المشكلة.

سبب المشكلة:

تظهر المشكلة إذا لم يتم التعامل معها فورا بعد بدء الدراسة فتتراكم لتملأ الأدراج وتستغل مساحات كبيرة من منازلنا بلا داع. الأفضل هو تنظيمها بسرعة قبل إلقائها فى أى مكان وقبل أن تتحول لمشكلة وعدم تأجيلها بحجة الوقت أو غيره. فكلما تأخرنا فى التنظيم تزداد وتتعقد المشكلة ويصعب الحل.

 ملحوظة:

إذا تم التعامل مع الأوراق الدراسية بتنظيمها وتحديد مكان لكل مادة منذ أول يوم فى الدراسة وطوال العام (مثلا بحفظ كل نوع من الاوراق والمواد مع بعض) سيسهل هذا كثيرا عملية الجرد والتخلص منها فى آخر العام الدراسى.

 

إليكم خطوات التخلص من كراكيب الأوراق وإعادة التنظيم إلى الأدراج والدواليب بعد إنتهاء الدراسة:

الأدوات المطلوبة:

–          كرتونة (أو كيس كبير) لما سيتم التخلص منه ” كرتونة المهملات”

–          كرتونة (أو كيس كبير) لما سيتم الاحتفاظ به

–          كرتونة (أو كيس كبير) لما سيتم التبرع به أو إعطاؤه لأحد الاصدقاء أو الأقارب

–          فايلات بلاستيكية لحفظ الأوراق السليمة

سيتكون عندنا فى النهاية 4 مجموعات:

أوراق وكتب المدرسة

 

 1-      الكتب الدراسية:

كتب الوزارة: يتم فرز الكتب (حسب المرحلة الدراسية إذا تواجد أكثر من مرحلة) وتقسيمها إلى مجموعتين الأولى لمواد الترم الأول والثانية لمواد الترم الثانى (إذا لم يكن تم ذلك فعليا مع انتهاء الترم الأول) ثم تحفظ كل مجموعة فى كيس مكتوب عليه العام الدراسى (مثلا: 6 ابتدائى – ترم أول) ويحدد بعد ذلك إذا كانت ستحفظ أم سيتم إعطاؤها لشخص ما.

الكتب الخارجية: تماما كما فعلنا مع كتب الوزارة ويتم وضعها فى مكان أو ضلفة خاصة بالكتب الدراسية.

الكتب الدراسية

 ملحوظة: بالنسبة لكتب الوزارة فلا داع لحفظها لأنها تسلم لكل طالب ويمكن بدلا منها الاحتفاظ بالكتب الخارجية لمراجعة بسيطة فى الصيف أو خلافه

 2- الأوراق والملازم:

تتعدد وتختلف الأوراق التى نجدها عندنا ويكون الجرد حسب النوع فإذا كانت تخص الشرح  أو ذات أهمية لشخص آخر بعد ذلك فيتم حفظها فى فايل خاص بهذه المادة فقط ثم يضاف هذا الفايل لمجموعة الكتب التى سيتم الاحتفاظ بها إن وجد.

وإذا كانت أوراق محلولة و مستعمله فالطبيعى هو التخلص منها فورا. (توضع فى كرتونة المهملات)

الأوراق والملازم
الأوراق المصورة أو الخاصة بالطابعة، أحيانا تكون سليمة ومتماسكة ونظيفة من الخلف وهنا يمكن حفظها أو حفظ بعضها لإعادة الاستخدام فى الطابعة (البرينتر) ويمكن حفظها فى كرتونة او درج أو سلة خاصة.  paper  (2)

 

3- الكراسات والكشاكيل:

الكراسات التى تم إستعمالها أيضا الى كرتونة المهملات فهى قد أدت الغرض منها  وأنتهى أمرها، يلاحظ نقطتان فقط:

  • إعادة استخدام الجلاد إذا كان نوعه مخصص لذلك وما زال سليما.
  • قطع أى اوراق بيضاء سليمة داخل الكراسة قبل رميها وحفظها فى ملف خاص لإعادة استعمالها كمسودات للمذاكرة فى العام القادم.
كراسات المدرسة

 

4- الأدوات المكتبية:

كل ما تبقى هذا العام من أقلام وجلاد وغيرها تحفظ فى علبة خاصة أو بالدرج الخاص بالأدوات المكتبية حتى العام القادم.

أحيانا يتواجد عدد كبير من المغلفات الشفافة بحالة سليمة وربما ممتازة، يمكننا فكها وحفظها ايضا لإعادة الاستخدام فى كيس خاص داخل درج الأدوات المكتبية.

الأدوات الدراسية

المهم هنا هو تجميع وحفظ المتشابه معا. وحفظ كل ما يخص الدراسة فى مكان واحد حتى يمكن الرجوع إليه بسهولة وقت الحاجة.

 

كتب وأوراق العام الدراسى المنتهى ….كيف أحفظها أو أتخلص منها؟  

Read More
ذكريات وأوراق الأطفال

حفظ شهادات وذكريات أعمال الأطفال بطريقة بسيطة بالخطوات

بالطبع نحب جميعا الإحتفاظ بشهادات أولادنا وأول كراسة كتبوا فيها وأول أعمالهم الفنية فى الحضانة ولكن يقف فى طريق تحقيق ذلك الكم الكبير من هذه الاشياء والكركبة التى تسببها. ولذلك نقدم لكم حل بسيط للتغلب على هذه المشكلة والإحتفاظ بأكبر قدر من الذكريات الجميلة لاولادنا بطريقة بسيطة وسهلة ولا تأخذ حيز مكانى كبير. لتبقى معهم طول العمر وتذكرنا معهم بفترات جميلة من حياتهم.

الأدوات التى تحتاججينها:

  •  فايل كبير ذو الحلقتين وخرامة
  • أو، فايل توضيحى (display folder) ومقص

 

الخطوة الأولى:

قومى بجمع كل الشهادات والأوراق والذكريات التى تحبى أن تحتفظى بها وراعى الكمية والمنطقية ، أى لا تحتفظى بأشياء مكررة (كعدة كراسات) أو بأشياء ليست ذات قيمة حقيقية

ذكريات وأوراق الأطفال

الخطوة الثانية:

جهزى الفايل الذى تختارين لحفظ الأغراض (فى حالة ذو الخرمين ستقومى بخرم كل الأوراق ووضها ) وقومى بقص أطراف الأوراق الكبيرة فى الحجم عن مقاس الفايل، ولا تقلقى فالشهادات وغالبية القطع ستكون بالمقاس التقليدى الذى يدخل الفايل بسهولة.

IMG_2319

الخطوة الثالثة:

ضعى الأوراق فى الفايل بالترتيب العمرى لطفلك، أى القديم أولا فالأحدث حتى يكون الفايل فى النهاية كتسجيل للأحداث التاريخية المتتابعة لكل الأعمال والأوراق التى قام بها وحصل عليها أبنك.  حتى الكراسات والاعمال السميكة فى الحجم يمكنك إدخالها فى أجزاء الفايل.

لا تنسى أن تخصصى فايل منفصل لكل طفل ويمكنكم تزيينه من الخارج بعد ذلك بصورة له أو بعض الملصقات اللطيفة.

إذا قمتم بعمل فايل خاص لأولادكم لا تنسوا أن تشاركونا الصورة.

تنظيم أوراق الأطفال

حفظ شهادات وذكريات أعمال الأطفال بطريقة بسيطة بالخطوات

Read More
أفكار جديدة للاحتفاظ بكروت المعايدة والتمتع بها

الكروت وبطاقات التهنئة..كيف أحتفظ بها؟

لدى كل منا كمية لا باس بها من الكروت وربما الخطابات، منها القديم ومنها الحديث، منها ما نحب ومنها ما نحتفظ به فقط لأننا نعتقد انه من غير اللائق أن نرميها. وقد يصل الأمر بنا إلى وجود درج كامل أو مساحة كبيرة غير مستغلة جيدا فقط لأنها تحوى الخطابات القديمة والكثير من كروت المعايدة. ما الحل إذن إذا أردنا الاستغلال الأمثل لهذا المساحة و التخلص من الكراكيب الغير ضرورية؟

تصنف الكروت وبطاقات التهنئة وربما التى قام بها طفلك فى الحضانة والزائدة عن الطبيعى أو التى تملأ منزلك ولا تتفقديها غالبا على أنها كراكيب عاطفية، وهى أحد أصعب أنواع الكراكيب فى التعامل واتخاذ القرار بشأن السيطرة عليها ولذلك يجب الالتزام بقواعد للتعامل معها وهى كالتالى:

1-    لا يمكنك الاحتفاظ بها فقط لأنها تحوى سطرا يقول “مع حبى..فلان”

2-    لا تحتفظى بكل ما كتبه طفلك لك، ربما واحد فقط يكفى لاسترجاع الذكريات

3-    احتفظى فقط بما لديه ذكرى معينة عزيزة لديك وغير مكررة

4-    حددى المكان والطريقة التى ستحتفظى بهم فيها حتى تكون مرجعيتك لأى كارت قادم

5-    إذا زاد العدد عن المكان المحدد فهذه إشارة بأن عليك التخلص من بعض الغير مهم منها.

إليكى الأن طريقتين للاحتفاظ بالكراكيب العاطفية:

على غرار ألبومات الصور، يمكنك تجميعهم فى فايل كبير مقسم حسب الأفراد أو حسب الموضوع (مثلا: كروت تهنئة، دعوات أفراح، كروت من أبنتى…)

يمكنك أيضا الاحتفاظ بهم فى صندوق بشكل جميل ومغلق منعا لدخول الأتربة إليهم.

لا تستغنى عن ذكرياتك ولكن إستمتعى بها.

طرق تنظيم الاوراق

 

 

 

Read More
كراكيب داخل المنزل

وحش الكراكيب

الكراكيب تدخل حياتنا كورقة صغيرة متروكة على منضدة فى غرفتك، وشيئا فشيئاً، وقبل حتى أن تأخذى بالك، تتحول إلى جبال من الأوراق وتتغلغل داخل الأدراج و تظل تطاردك فى جميع أنحاء المنزل!

 

كيف يحدث هذا؟ عدم التعامل المباشر مع المشكلة وهى ما زالت بسيطة وصغيرة يحولها إلى مشكلة كبيرة يصعب حلها و يطول وقت التعامل معها. مع احساسنا بأننا إذا تخلصنا من هذا الشىء الآن ربما نحتاجه بعد ذلك ونندم على التخلص منه. وقد يكون السبب حب التعلق بالأشياء حتى لو لا نستخدمها. أو يكون بسبب التعب أو عدم اتخاذ القرار بشأن المكان الملائم لحفظ الأشياء.

أيا كان السبب فلن يمر وقت طويل قبل أن تتحول الكراكيب لديك إلى وحش كبير يصعب السيطرة عليه إذا لم تستعدى جيدا بتحضير المصيدة الملائمة له.

كراكيب داخل المنزل 

برنامج إدارة البيت يضع لكم هنا بعض الحلول وطرق السيطرة على وحش الكراكيب:

 

1-    خذى القرار وابدأى العمل

أول وأهم خطوة هى أن تقتنعى من داخلك بأنه حان الوقت للتخلص من تلك الكراكيب قبل أن تدمر حياتك وتبدأى العمل فعليا على ذلك. وعندها فقط ستستطيعين التخلص مما لا تحتاجين بدم بارد!

2-    صنفى الأغراض

صنفى الاشياء إلى ثلاث أنواع:

النوع الأول: أشياء أستعملها. أحبها أو مفيدة.

النوع الثانى: أشياء لا أستعملها ولا أحبها.

النوع الثالث: أشياء لا أستعملها ولكن أحبها. (يجب أن تبذلى جهدك لتكون هذه هى أقل مجموعة)

 

3-    نفذى العمل

النوع الأول حددى الأماكن التى سيخزن فيها و استمتعى باستعمالك لها ولكن أعيدى كل غرض الى مكانه بعد الاستعمال.

النوع الثانى تخلصى منه بالتأكيد إما بالقائة فى القمامة إذا كان لا يصلح أو التبرع به لمن قد تنفعه.

بالنسبة للنوع الثالث فيجب تحديد الكمية التى يجب الاحتفاظ بها فقط من أجل المشاعر الشخصية كالخطابات القديمة أو كروت المعايدة أو بطاقات الأطفال وأعمالهم الفنية. يمكنك وضع مثل هذه الأنواع فى مكان خاص كعلبة مغلقة بعيدا عن الانظار ولكن حددى المكان بحيث لا تزيد عنه.  وبعد عام يمكنك التخلص منها إذا لم تشعرى بوحشة تجاهها طوال هذه الفترة.

 

يمكنك التحكم فى وحش الكراكيب فقط عندما تتكون لديك فكرة التنظيم وكيفية تنفيذ القواعد التنظيمية ثم الرغبة والتشجيع على العمل. ودائما ضعى النتيجة النهائية أو الهدف أمامك: بيت بسيط منظم لا يحتوى على كراكيب متناثرة أو تملأ دواليبه العديد من الاشياء الغير مستخدمه، سهل ايجاد الأشياء فيه و يشجع على الراحة والسكينة. 

Read More