تنظيم البريد

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

إذا كان لديك الكثير من المراسلات اليومية أو الأسبوعية تأتى إلى منزلك فقد يكون لديك بعض المشكلات المترتبة على ذلك. قد تضيع ورقة هامة أو تنسى الرد على مراسلة مهمة أو نسيان ما إذا تم دفع فاتورة ما على سبيل المثال.

لتنظيم البريد والتعامل مع الأوراق الداخلة والخارجة من منازلنا علينا بناء نظام لذلك، وهذا النظام يشمل:

  1. نظام التعامل مع الأوراق Processing
  2. ونظام لحفظ الأوراق Keeping/Filing
  3. ونظام للمتابعة Reference & Followup

 

أولا سوف نحتاج بالتأكيد :

  • مركز لتجميع البريد والأفضل أن يكون هذا المركز ملاصقا لمركز أعمالك في البيت أو بجوار لوحة المنزل ونتيجة الحائط حتى يكون الجميع في متناول عينك ويدك.
  • مكان لتخزين الملفات والمتابعة.

المرحلة الأولى:

بعد وصول البريد يتم تصنيفه مباشرة سريعا (هذه الخطوة يجب ألا تأخذ أكثر من دقائق ولذلك لا يجب تأجيلها)

  • الإعلانات والدعاية الغير مهمة أو الكوبونات والعروض التي أنتهت صلاحيتها يتم التخلص منها في سلة المهملات مباشرة
  • يتبقى لك أوراق يجب أخذ القرار فيها أو التعامل معها الآن أو لاحقا ولذلك صممنا (مركز التجميع) وهنا نجمع على سبيل المثال: الفواتير واجبة الدفع، معلومات أو وثائق هامة تحتاج للتخزين، دعوات أو مواعيد يجب تذكرها. (5 دقائق يوميا لإضافة الجديد – 10-15 دقيقة شهريا للحفظ والمتابعة)
المرحلة الثانية

التصنيف والتعامل مع الأوراق الهامة بإحدى الأساليب الآتية:

  • فواتير واجبة الدفع (درج أو حافظة الفواتير)
  • للقراءة والاطلاع (الملف الخاص)
  • للاستعمال أو التخزين أو أخذ القرار

 

المرحلة الثالثة:

هنا لديك الوقت الكاف للعمل فعليا وتحضير الأوراق والرسائل التي ستردى عليها أو حفظ الملفات في مكانها الأخير أو متابعة ما تم دفعه.

  1. الملف اليومى (الرسائل أو الفواتير التي سيتم الرد عليها –كوبونات وعروض الشراء) ويخصص له درج أو ملف قريب من مكان عملك (سيحتاج منك بضع دقائق أسبوعيا ومن 5-10 دقائق شهريا للنقل إلى ملف التخزين لما تم الانتهاء منه)
  2. ملف وقائمة المتابعة (جدول لمتابعة ما تم دفعه من فواتير أو أمور تم الاهتمام بها موثقة بالتاريخ) يمكنك هنا حفظ قوائم وخطة الوجبات، أماكن وأفكار يجب تذكرها. (ملف ذو أخرام وكل موضوع في ملف شفاف داخلى)
  3. ملف حفظ أوراق وفواتير العام الحالي التي تم التعامل معها (مقسم حسب الموضوع ثم بالتاريخ فيكون الأحدث هو الأولchronological order ) هدفنا هنا هو إيجاد ما نبحث عنه بسرعة وقت الحاجة.
  4. ملف التخزين طويل الأجل للأوراق الهامة Confidential Documents كالشهادات وعقود الأملاك والضرائب والإقرارات (مقسم حسب الوضوع أو حسب الشخص) يجب حفظ هذه الملفات في مكان سرى وخاص.

 

 

 

 

الفيديو التالى قد يشرح ما سبق:

هل لاحظت الهدف من تعدد الملفات وتصنيفها حسب الموضوع؟

  • الأوراق والسجلات الضرورية الآن لها مكان خاص بعيدا عن أيدى اللاعبين وجاهزة عندما تريدين العمل أو وقتما تحتاجينها.
  • الملفات الهامة الآن محمية في مكان مؤمن وجاهزة في أوقات الطوارئ.
  • المعاملات الدورية واليومية أصبحت سهلة حسب الموضوع وتتم متابعتها بالتاريخ في القوائم
  • الأوراق التي تحتاج تدخل سريع الآن قريبة من مكان عملك وتناديكى يوميا.

لتحميل ورقة جدول متابعة الفواتير:

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

Read More

Organized Kids TOT

would you like to become a children trainer?
Want to help them become better citizens?
Do you have the ability to teach and be creative?
Would you like to see kids more organized and time sense?
Want to help kids perform better in school and be responsible?
Are you working freelance or with centers?

Then this NEW program is for you.
Read More
وسواس الاكتناز

لماذا نحتفظ بالأشياء؟ وهل هذا مرض؟

ما هو الـ OCD   وكيف يمكن علاجه؟

هو مرض أضطراب الوسواس القهرى أو  Obsessive Compulsive Disorder 

إضطراب الوسواس القهرى ممكن يكون في عدة أشكال وطرق منها:

  • خوف من العدوى نتيجة لمصافحة الآخرين، آو لملامسة أغراض تم لمسها من قِبَل الآخرين
  • شكوك حول قفل الباب، أو إطفاء الفرن
  • تكرار عمل معيّن عدة مرات

ولكن ما يهمنى شرحه هنا هو الوسواس الخاص بالاحتفاظ بكمية هائلة من الأغراض والمقتنيات، ويواجه فيه الشخص صعوبة كبرى في اتخاذ القرار بالتخلص من هذه الممتلكات التي تكون عديمة الفائدة، وذلك من منطلق أنه يمكن أن يحتاج إليها في يوم من الأيام. تُعرف هذه الحالة باسم:

 “وسواس الاكتناز القهري” أو الاكتناز التعسفي Compulsive Hoarding 

ألبسة قديمة، أجهزة عفا عليها الزمن، علب معدنية أو ورقية فارغة، أعداد قديمة من المجلات، والمزيد من الأغراض التي تكون عديمة الفائدة هي “الثروة” التي يحتفظ بها الشخص المصاب بوسواس التخزين وتجميع الخردة. ويقوم الشخص عادة بادخار هذه الأشياء في ظل هاجس:(ماذا لو احتجت هذه الأشياء في يوم ما؟)، أو أنه لا يستطيع أن يقرر ما الذي يتخلى عنه!



أسباب هذه الوساوس:

  1. التردد وعدم الحزم في الاحتفاظ بالخردة كوسيلة لتفادى اتخاذ قرارات سيئة أو قرارات تأسف عليها لاحقاً.
  2. صعوبة تصنيف الأشياء بين ما يمكن الاحتفاظ به لنفعه وما يمكن الاستغناء عنه لدرجة أن غلاف قطعة اللبان تكون على نفس درجة الأهمية لفاتورة الضرائب مثلاً.
  3. الشعور بالخوف من عدم القدرة على شراء مثلها مرة أخرى في يوم من الأيام
  4. الارتباط العاطفي الشديد بما نملك والذى يكون غالبا مرتبط بإدمان شديد على الشراء.
  5. الحاجة للشعور بالتحكم في ممتلكاتك وأيضاً بالحفاظ عليها من سوء الاستخدام أو الإفساد

إن الاحتفاظ بالخردة والتخزين لدى بعض المرضى قد يكون العرض الرئيسي لمرض الوسواس القهري وقد يكون هذا العرض من الشدة لدرجة أنه يصبح عائقاً أمام الحياة بطريقة صحيحة وصحية.

كيف يمكن العلاج؟

قد نعانى جميعا أحيانا من مثل هذه الأعراض ولكنها لا تصل لحد الوسواس أو المرض وهنا علينا أن نذكر أنفسنا بالمنطقية والاعتدال ونحاول تخطى الموروثات أو المعتقدات أو العادات التي تجعلنا نحتفظ بالأشياء بدون داع. ويجب الإنتباه لأن القلق والتوتر يزيدان من هذا الشعور لدى الفرد.

خطوات السيطرة على هذه الوساوس:

  • تقوية الإرادة والعزيمة بالتفكير الإيجابى الواقعى
  • قيمى مشكلة الكراكيب لديك (الكم والحجم)
  • تخيلى الصورة في ذهنك لبيتك وهو أوسع وأبسط ودولابك وهو مرتب وبه مساحات يمكنك استخدامها أفضل.
  • فكرى في كل من سيستفيد بهذه القطع المركونة عندك بلا استخدام وثواب الله لك.
  • ابدأى بالتخلص فورا مما لا يستعمل أو لا يفيد أو لا نحبه
  • استمتعى بالمكان وبتعويض الله لك على التصرف السليم

 

لماذا نحتفظ بالأشياء؟ وهل هذا مرض؟

Read More

كراكيب سوفت كوبى!

ما هي الكراكيب الإفتراضية Virtual Clutter  وكيف نتخلص منها؟

الكراكيب الإفتراضية هي كل ما تحتويه أجهزتنا المختلفة من صور وفيديوهات وملفات وغيرها منها ما لا نحتاجه ولكن نهمل التخلص منه تماما كالملابس التي لا نتخذ بشأنها قرار. ومنها ما لا نعلم عنه شيئا ولكنه يحتل مساحة كبيرة من الأجهزة ويؤثر على كفائتها.

هذه الكراكيب قد لا نراها ولا نشعر بها ولكنها موجودة … تأكل من وقتنا وطاقتنا في كل مرة نستخدم فيها الجهاز.

ما المشكلة؟

تراكم هذه الملفات يسبب مشاكل للأجهزة سواء الحاسب الشخصى أو Laptop – Ipad – Tablet أو الموبايلات، مثل:

1-   الحجم أو السعة: قد لا يحتمل الجهاز أو لا يحتوى على مساحة تخزينية تكفى كل هذه الملفات فيعمل ببطء أو يغلق أحيانا من تلقاء نفسه Hang-up

2-   ضياع الوقت: يرهقنا البحث الطويل عن صورة ما أو ملف ما وسط الآلاف خاصة وإذا كنا في احتياج سريع لهذا الملف فنستهلك وقتا أطول من اللازم.

3-   التوتر والعصبية: نشعر بهما عندما نحتاج استخدام الجهاز ولا نستطيع بسبب البطء.

 

الحل:

الحل بسيط ويتلخص في معرفة كيفية تنظيم الملفات الالكترونية والصور على أجهزتنا المختلفة بالإضافة إلى مسح مستمر لما لا نريد.

 

بالنسبة للايميلات E-mails

تابعى بريدك الالكترونى باستمرار وامسحى ما تم الانتهاء من موضوعه وكذلك الإعلانات أو الاشتراكات الغير مرغوب فيها unsubscribe ونظفى ملف المهملات Trash وكذلك الـ Spam/Junk

على محركات بحث الانترنت يجب مسح ماضى ومعلومات التصفح كل فترة

 

بالنسبة للصور:

اليوم نحن نصور بالتليفونات أكثر مما ينبغي … نصور أي شيء … ونكرر الصورة عشرات المرات لنختار الأفضل، ولكننا لا نتخلص من النسخ السيئة أو الغير مرغوب فيها.

1-   يجب باستمرار مسح الصور المكررة أو الغير واضحة أو انتهى الغرض من تصويرها

2-   تنظيم الباقى في ملفات خاصة بالموضوع فمثلا: رحلات العائلة ، ملابس احتاجها، صور ابنى، ثم يقسم كل ملف إلى ملفات فرعية فمثلا: صور ابنى في المدرسة، في النادى، …

3-   دائما افرغى محتويات الهاتف إلى جهاز الكمبيوتر أو Hard Disk حتى نتيح مساحة الهاتف للمزيد.

 

يمكنك القيام بهذه الخطوات البسيطة في وقت الراحة أو أثناء الانتظار في مكان ما.

 

 

كراكيب سوفت كوبى!

Read More

30 يوم لبيت منظم

عشان تحققى المطلوب من الجدول ده لازم تكون قراراتك سريعة وتتخلصى من اللى مش بتستعمليه.

30 يوم لبيت منظم



Read More

قائمة التخلص من الكراكيب




قائمة التخلص من الكراكيبيمكنك استخدام هذه القائمة فى جدولة أعمال السيطرة على الكراكيب فى البيت كله. أطبعيها وعلقيها وقومى بالعمل ثم ضعى علامة صح على ما تم إنجازة


قائمة التخلص من الكراكيب

Read More

“الروتين اليومى” أسرع طريقة لإنجاز الأعمال

ما المقصود بالروتين اليومى؟

أحيانا يلتبس الأمر ويتحول مفهوم الروتين اليومى لمجرد رتابة وملل في كل ما نقوم به يوميا من أعمال أو مشاوير. ولكن الحقيقة غير ذلك… فالروتين اليومى للأعمال المنزلية مثلا هو ما يخلق وقت محدد لكل عمل من الأعمال وبالتالي لا نأخذ وقتا في التفكير في ماذا سنفعل الآن؟ أو من أين نبدأ؟ فتكون كل مهمة محددة بوقت ومدة زمنية تأخذ دورها كلما جاء موعدها. تماما كتشغيلات المصانع. ويتسبب ذلك في النهاية براحة بال ووقت إضافى لك.

بالتأكيد الرتابة والتكرار ليست بالأمور المشجعة ولكن فلنجعلها فقط للأعمال السخيفة التي سنضطر القيام بها أيا كان الأمر ونوفر الوقت للأعمال الأخرى التي نتفنن في توزيعها على اليوم أو الأسبوع ونغير فيها حسب المزاج والحالة النفسية. فمثلا اجعلى في يومك موعد لكل شيء حتى لو كان تنظيف اللانش بوكس وإعادة ملء زمزميات مياه أطفالك فورا وقت وصولهم أو ليلا قبل النوم. ولكن لتتأكدى أن هذا العمل تم الانتهاء منه. امنحى نفسك موعد يحترم لشرب الشاي أو القهوة وربما مع زوجك بعد الغداء. حددى للأسرة موعد لتناول الفاكهة ربما قبل الغداء بساعة مثلا، فتقطعيها لهم قبل ما تبدأى في تحضير الغداء. وبالمثل مع الأسبوع كله: حددى يوم لتغيير الملاءات أو تنظيف المطبخ أو مسح الحمام وهكذا.

الروتين اليومى

الروتين فى حياتنا شئ طبيعى وصحى فليس من المنطق أن نذهب اليوم إلى عمل, ونذهب غدا إلى عمل آخر , فالحياة لا تستقيم بذلك على الإطلاق , ولكن من الممكن أن يؤثر هذا الروتين عليك بالسلب إن كنت فى كل يوم تكررى ما فعلته بالأمس بدون أي إضافة أو تغيير وإن كان الروتين اليومى للأعمال التي تكرهيها فقط كالغسيل والطبيخ والتلميع. ولكن يجب عليك أن تغير من أسلوب حياتك قليلا, فالإنسان إن قام بإنجاز شئ ما فى يومه سيمنحه هذا الدافع للعمل والشجاعة للقيام بالمزيد.

كيف نحول الروتين إلى تأثير إيجابى؟

  • اشعرى بقيمة ما تقومى به من أعمال وبالإنجازات التي حققتيها يوميا
  • اضيفى كل يوم عمل محبب إلى نفسك وسط جدولك كالقراءة أو الرسم أو سماع الموسيقى
  • لا تكدسى كل الأعمال المنزلية في يوم واحد بل وزعيها على الأسبوع بالتساوى.
  • الالتزام بمواعيد ثابتة للوجبات الأساسية ولا سيما ان كانت والأسرة مجتمعة يحسن من وظائف الجسم والصحة العامة

يمكنك الاستعانة بجدول الأعمال المنزلية الأسبوعية

الروتين اليومى

“الروتين اليومى” أسرع طريقة لإنجاز الأعمال

Read More

طبيخ وتنظيف 2×1




أولا: ابدأى بسطح نظيف

كلما شرعت فى البدء بالطبخ نظمى سطح العمل واعيدى كل ما لن يستخدم إلى مكانه

حتى يخلو لك المكان للإبداع والعمل أسهل وأسرع

ثانيا: اخترعى سلة مهملات قريبة من يدك أثناء العمل

حتى تجمعى الفضلات أسرع أو توفرى مشاوير للصفيحة 

ثالثا: حضرى المكونات دائما بجوارك 

رابعا: نظفى أولا بأول

لا تتركى المواعين تتراكم ولا ما انسكب حول المكان حتى تنتهى من عملك.

   

خامسا: القطعة السحرية

مانع الطرطشة حتى لا يتناثر الزيت اثناء القلى حول المكان

يمكنكم الحصول عليه من جوجو شوب

 

 

 

 

طبيخ وتنظيف 2×1

 

Read More

5 أفكار لتنظيف منزلك بسرعة

ببساطة: كلما تنظفى أسرع، تنتهى أعمالك أسرع وتجدى وقت أطول لنفسك!

 




 

تنظيم وتجميع الأدوات

دائما احفظى أدوات التنظيف مجمعة في باسكت أو علبة يمكنك إخراجها وحملها معك حول المنزل، بحيث تكون في متناول يدك في كل مرة تريدين أن تنظفى مكان سريعا. مثال: فوطة، ملمع زجاج، ملمع اخشاب.

 

التزمى بالروتين

اعدى لنفسك خطى يومية وخطة أسبوعية للتلميع وللتنظيف ومتابعة الكركبة اليومية بحيث تعلمى تماما ماستقومى به كل صباح وكم سيحتاج من الوقت وذلك للحفاظ على شكل المكان يوميا. (لتحميل قائمة الأعمال اليومية اضغطى هنا: https://goo.gl/vXoASN  )

هاجمى الكراكيب

التنظيف سيكون أسهل كثيرا إذا كان المكان خالى من الكراكيب! تأكدى من أن كل فرد في الأسرة يعلم واجباته من إعادة أغراضه إلى مكانها الأصلى. وتخلصى أولا بأول مما يتراكم بدون داع. الألعاب والحقائب والمفاتيح والملابس وغيرها، إذا أًعيد كل شيء الى مكانه، سيبدو المكان أبسط ويتم الانتهاء من التنظيف أسرع.

اطلبى المساعدة

يمكنك طلب المساعدة عند الحاجة ولكن ذلك لا يعنى أنك غير مسئولة عما سيحدث. وعودى أفراد أسرتك على المساعدة المستمرة في الأعمال المنزلية كأن يكون كل فرد مسئول عن ملابسه أو غرفته أو ألعابه. وحسب السن يمكنك تخصيص المهام الأكبر كاستخدام المكنسة الكهربائية أو لم الغسيل والتطبيق وغيرها.

نظفى أولا بأول

وذلك يعنى عدم تأجيل التنظيف إلى أجل مسمى . فمثلا أثناء الطبخ يمكنك غسيل المواعين المستعملة أولا بأول بدلا من تركها تتراكم حتى انتهاء اليوم. وكذلك ترتيب وتنظيم المكتب أو سطح العمل قبل وبعد المذاكرة أو الطبخ.


5 أفكار لتنظيف منزلك بسرعة

Read More

6 أفكار لتنظيم البيت يمكنك إنجازها في 15 دقيقة أو أقل

1-     تنظيم العلب البلاستك

قومى بإخراج كل العلب والأغطية وتأكدى من تواجد كل حاوية بغطائها. تخلصى من المكسور أو الفاسد أو الزائد عن الحاجة. ثم قومى بترتيب الباقى بوضع العلب وحدها كل منها داخل الأخرى ووضع الأغطية مع بعضها البعض في جزء آخر (يفضل على جانبها).

فكرة تنظيمية: استعملى العلب ذات الشرخ البسيط او التي ليس لها غطاء كمنظم لدرج في مكان آخر بالمنزل أو منظم للثلاجة.

2-     تنظيم رف الباب بالثلاجة

اخرجى كل المحتويات المتكدسة. راجعى تاريخ الصلاحية. امسحى أسفل البرطمانات بقطعة مبللة خفيفا. امسحى الرف سريعا ببخاخ الخل والماء ثم أعيدى رص البرطمانات على الرف. وكإضافة جمالية ضعى الطويل الى الوراء والأقصر أماما.

3-     تنظيم حامل المغارف

انظرى اليهم… هل كل ما هو موجود بها يستعمل يوميا؟ أم بعضها موجود فقط ليجمع الأتربة والدهون الملتصقة؟ هل تحتاجين فعلا قطعتين من كل نوع؟ ضعى أمامك على سطح العمل الأدوات فقط التي تحتاجينها يوميا أما الباقى ففى درج خاص منظم أيضا. سطح العمل يجب أن يكون خالى بقدر الإمكان ليسمح لك بالعمل بحرية وسهولة.

4-     سطح المكتب

تماما كأى سطح عمل… يجب أن يكون خالى ليسمح بالعمل بحرية ويساعد على التركيز. جمعى كل الأقلام المتناثرة حول المنزل وتأكدى من أنها تعمل ثم ضعيها معا في كوب أو حامل واحد ليسهل الوصول إلى قلم عند الحاجة. فربما لديك مئات الأقلام ولكن لا تجدى واحدا عند الحاجة الحقيقية!

5-     درج الشرابات

اخرجى كل الشرابات الموجودة بالدرج وجمعى الأزواج الصحيحة مع بعض، تأكدى من أنها سليمة ليس بها مقطوع أو تالف. طبقى الشرابات بدون أن تدخليهم ببعض لأن هذه الطريقة تتلف الأساتك. ثم رصيهم جنب بعض في صفوف متساوية داخل الدرج بحيث يمكن رؤيتهم جميعا مرة واحدة ويسهل الإختيار منهم. ويمكنك الاستعانة بمقسم للأدراج أو وضع الشرابات في علب مستطيلة رفيعة أولا ثم إدخالها الدرج.

أما باقى التالف من الشرابات فاجمعيه في كيس استعدادا للتخلص منه.

6-     مدخل البيت نقطة التجميع

إذا لم يوجد لديك مكان مخصص في مدخل البيت لتجميع الأشياء الخفيفة (الرفايع) التي غالبا نرجع بها أو نريدها بسرعة عند الخروج فربما حان الوقت للتفكير في واحدة. هنا عليك تحديد مكان للفضة (الفكة) التي كانت بالجيوب والمفاتيح وربما الهاتف. وفى المقابل اعيدى كل ما لا ينتمى لهذه المنطقة إلى مكانه الأصلى بالمنزل.

أفكار لتنظيم البيت

Read More