تنظيم البريد

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

إذا كان لديك الكثير من المراسلات اليومية أو الأسبوعية تأتى إلى منزلك فقد يكون لديك بعض المشكلات المترتبة على ذلك. قد تضيع ورقة هامة أو تنسى الرد على مراسلة مهمة أو نسيان ما إذا تم دفع فاتورة ما على سبيل المثال.

لتنظيم البريد والتعامل مع الأوراق الداخلة والخارجة من منازلنا علينا بناء نظام لذلك، وهذا النظام يشمل:

  1. نظام التعامل مع الأوراق Processing
  2. ونظام لحفظ الأوراق Keeping/Filing
  3. ونظام للمتابعة Reference & Followup

 

أولا سوف نحتاج بالتأكيد :

  • مركز لتجميع البريد والأفضل أن يكون هذا المركز ملاصقا لمركز أعمالك في البيت أو بجوار لوحة المنزل ونتيجة الحائط حتى يكون الجميع في متناول عينك ويدك.
  • مكان لتخزين الملفات والمتابعة.

المرحلة الأولى:

بعد وصول البريد يتم تصنيفه مباشرة سريعا (هذه الخطوة يجب ألا تأخذ أكثر من دقائق ولذلك لا يجب تأجيلها)

  • الإعلانات والدعاية الغير مهمة أو الكوبونات والعروض التي أنتهت صلاحيتها يتم التخلص منها في سلة المهملات مباشرة
  • يتبقى لك أوراق يجب أخذ القرار فيها أو التعامل معها الآن أو لاحقا ولذلك صممنا (مركز التجميع) وهنا نجمع على سبيل المثال: الفواتير واجبة الدفع، معلومات أو وثائق هامة تحتاج للتخزين، دعوات أو مواعيد يجب تذكرها. (5 دقائق يوميا لإضافة الجديد – 10-15 دقيقة شهريا للحفظ والمتابعة)
المرحلة الثانية

التصنيف والتعامل مع الأوراق الهامة بإحدى الأساليب الآتية:

  • فواتير واجبة الدفع (درج أو حافظة الفواتير)
  • للقراءة والاطلاع (الملف الخاص)
  • للاستعمال أو التخزين أو أخذ القرار

 

المرحلة الثالثة:

هنا لديك الوقت الكاف للعمل فعليا وتحضير الأوراق والرسائل التي ستردى عليها أو حفظ الملفات في مكانها الأخير أو متابعة ما تم دفعه.

  1. الملف اليومى (الرسائل أو الفواتير التي سيتم الرد عليها –كوبونات وعروض الشراء) ويخصص له درج أو ملف قريب من مكان عملك (سيحتاج منك بضع دقائق أسبوعيا ومن 5-10 دقائق شهريا للنقل إلى ملف التخزين لما تم الانتهاء منه)
  2. ملف وقائمة المتابعة (جدول لمتابعة ما تم دفعه من فواتير أو أمور تم الاهتمام بها موثقة بالتاريخ) يمكنك هنا حفظ قوائم وخطة الوجبات، أماكن وأفكار يجب تذكرها. (ملف ذو أخرام وكل موضوع في ملف شفاف داخلى)
  3. ملف حفظ أوراق وفواتير العام الحالي التي تم التعامل معها (مقسم حسب الموضوع ثم بالتاريخ فيكون الأحدث هو الأولchronological order ) هدفنا هنا هو إيجاد ما نبحث عنه بسرعة وقت الحاجة.
  4. ملف التخزين طويل الأجل للأوراق الهامة Confidential Documents كالشهادات وعقود الأملاك والضرائب والإقرارات (مقسم حسب الوضوع أو حسب الشخص) يجب حفظ هذه الملفات في مكان سرى وخاص.

 

 

 

 

الفيديو التالى قد يشرح ما سبق:

هل لاحظت الهدف من تعدد الملفات وتصنيفها حسب الموضوع؟

  • الأوراق والسجلات الضرورية الآن لها مكان خاص بعيدا عن أيدى اللاعبين وجاهزة عندما تريدين العمل أو وقتما تحتاجينها.
  • الملفات الهامة الآن محمية في مكان مؤمن وجاهزة في أوقات الطوارئ.
  • المعاملات الدورية واليومية أصبحت سهلة حسب الموضوع وتتم متابعتها بالتاريخ في القوائم
  • الأوراق التي تحتاج تدخل سريع الآن قريبة من مكان عملك وتناديكى يوميا.

لتحميل ورقة جدول متابعة الفواتير:

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

Read More

قائمة تسجيل مدفوعات الأسرة

ورقة لتسجيل كل ما تم دفعة للأسرة خلال الشهر مع فصل لبندى الملابس والتمارين حتى يمكننا معرفة المصروف بالضبط والتحكم فيه.

بها اختيار للدفع الكاش او الفيزا لتحرى الدقة.

يمكنك طباعتها كل شهر وإضافتها لملف أعمالك.

 

تسجيل مدفوعات الأسرة 

Read More
قائمة التسوق

قائمة التسوق

 

يمكنك تحميل وطباعة هذه القائمة للاستخدام فى كل مرة تذهبى فيها للتسوق أو يمكنك عمل قائمتك الخاصة.

الهدف هنا هو التعود على كتابة القائمة باستمرار.

قائمة التسوق

Read More
وسواس الاكتناز

لماذا نحتفظ بالأشياء؟ وهل هذا مرض؟

ما هو الـ OCD   وكيف يمكن علاجه؟

هو مرض أضطراب الوسواس القهرى أو  Obsessive Compulsive Disorder 

إضطراب الوسواس القهرى ممكن يكون في عدة أشكال وطرق منها:

  • خوف من العدوى نتيجة لمصافحة الآخرين، آو لملامسة أغراض تم لمسها من قِبَل الآخرين
  • شكوك حول قفل الباب، أو إطفاء الفرن
  • تكرار عمل معيّن عدة مرات

ولكن ما يهمنى شرحه هنا هو الوسواس الخاص بالاحتفاظ بكمية هائلة من الأغراض والمقتنيات، ويواجه فيه الشخص صعوبة كبرى في اتخاذ القرار بالتخلص من هذه الممتلكات التي تكون عديمة الفائدة، وذلك من منطلق أنه يمكن أن يحتاج إليها في يوم من الأيام. تُعرف هذه الحالة باسم:

 “وسواس الاكتناز القهري” أو الاكتناز التعسفي Compulsive Hoarding 

ألبسة قديمة، أجهزة عفا عليها الزمن، علب معدنية أو ورقية فارغة، أعداد قديمة من المجلات، والمزيد من الأغراض التي تكون عديمة الفائدة هي “الثروة” التي يحتفظ بها الشخص المصاب بوسواس التخزين وتجميع الخردة. ويقوم الشخص عادة بادخار هذه الأشياء في ظل هاجس:(ماذا لو احتجت هذه الأشياء في يوم ما؟)، أو أنه لا يستطيع أن يقرر ما الذي يتخلى عنه!



أسباب هذه الوساوس:

  1. التردد وعدم الحزم في الاحتفاظ بالخردة كوسيلة لتفادى اتخاذ قرارات سيئة أو قرارات تأسف عليها لاحقاً.
  2. صعوبة تصنيف الأشياء بين ما يمكن الاحتفاظ به لنفعه وما يمكن الاستغناء عنه لدرجة أن غلاف قطعة اللبان تكون على نفس درجة الأهمية لفاتورة الضرائب مثلاً.
  3. الشعور بالخوف من عدم القدرة على شراء مثلها مرة أخرى في يوم من الأيام
  4. الارتباط العاطفي الشديد بما نملك والذى يكون غالبا مرتبط بإدمان شديد على الشراء.
  5. الحاجة للشعور بالتحكم في ممتلكاتك وأيضاً بالحفاظ عليها من سوء الاستخدام أو الإفساد

إن الاحتفاظ بالخردة والتخزين لدى بعض المرضى قد يكون العرض الرئيسي لمرض الوسواس القهري وقد يكون هذا العرض من الشدة لدرجة أنه يصبح عائقاً أمام الحياة بطريقة صحيحة وصحية.

كيف يمكن العلاج؟

قد نعانى جميعا أحيانا من مثل هذه الأعراض ولكنها لا تصل لحد الوسواس أو المرض وهنا علينا أن نذكر أنفسنا بالمنطقية والاعتدال ونحاول تخطى الموروثات أو المعتقدات أو العادات التي تجعلنا نحتفظ بالأشياء بدون داع. ويجب الإنتباه لأن القلق والتوتر يزيدان من هذا الشعور لدى الفرد.

خطوات السيطرة على هذه الوساوس:

  • تقوية الإرادة والعزيمة بالتفكير الإيجابى الواقعى
  • قيمى مشكلة الكراكيب لديك (الكم والحجم)
  • تخيلى الصورة في ذهنك لبيتك وهو أوسع وأبسط ودولابك وهو مرتب وبه مساحات يمكنك استخدامها أفضل.
  • فكرى في كل من سيستفيد بهذه القطع المركونة عندك بلا استخدام وثواب الله لك.
  • ابدأى بالتخلص فورا مما لا يستعمل أو لا يفيد أو لا نحبه
  • استمتعى بالمكان وبتعويض الله لك على التصرف السليم

 

لماذا نحتفظ بالأشياء؟ وهل هذا مرض؟

Read More

كراكيب سوفت كوبى!

ما هي الكراكيب الإفتراضية Virtual Clutter  وكيف نتخلص منها؟

الكراكيب الإفتراضية هي كل ما تحتويه أجهزتنا المختلفة من صور وفيديوهات وملفات وغيرها منها ما لا نحتاجه ولكن نهمل التخلص منه تماما كالملابس التي لا نتخذ بشأنها قرار. ومنها ما لا نعلم عنه شيئا ولكنه يحتل مساحة كبيرة من الأجهزة ويؤثر على كفائتها.

هذه الكراكيب قد لا نراها ولا نشعر بها ولكنها موجودة … تأكل من وقتنا وطاقتنا في كل مرة نستخدم فيها الجهاز.

ما المشكلة؟

تراكم هذه الملفات يسبب مشاكل للأجهزة سواء الحاسب الشخصى أو Laptop – Ipad – Tablet أو الموبايلات، مثل:

1-   الحجم أو السعة: قد لا يحتمل الجهاز أو لا يحتوى على مساحة تخزينية تكفى كل هذه الملفات فيعمل ببطء أو يغلق أحيانا من تلقاء نفسه Hang-up

2-   ضياع الوقت: يرهقنا البحث الطويل عن صورة ما أو ملف ما وسط الآلاف خاصة وإذا كنا في احتياج سريع لهذا الملف فنستهلك وقتا أطول من اللازم.

3-   التوتر والعصبية: نشعر بهما عندما نحتاج استخدام الجهاز ولا نستطيع بسبب البطء.

 

الحل:

الحل بسيط ويتلخص في معرفة كيفية تنظيم الملفات الالكترونية والصور على أجهزتنا المختلفة بالإضافة إلى مسح مستمر لما لا نريد.

 

بالنسبة للايميلات E-mails

تابعى بريدك الالكترونى باستمرار وامسحى ما تم الانتهاء من موضوعه وكذلك الإعلانات أو الاشتراكات الغير مرغوب فيها unsubscribe ونظفى ملف المهملات Trash وكذلك الـ Spam/Junk

على محركات بحث الانترنت يجب مسح ماضى ومعلومات التصفح كل فترة

 

بالنسبة للصور:

اليوم نحن نصور بالتليفونات أكثر مما ينبغي … نصور أي شيء … ونكرر الصورة عشرات المرات لنختار الأفضل، ولكننا لا نتخلص من النسخ السيئة أو الغير مرغوب فيها.

1-   يجب باستمرار مسح الصور المكررة أو الغير واضحة أو انتهى الغرض من تصويرها

2-   تنظيم الباقى في ملفات خاصة بالموضوع فمثلا: رحلات العائلة ، ملابس احتاجها، صور ابنى، ثم يقسم كل ملف إلى ملفات فرعية فمثلا: صور ابنى في المدرسة، في النادى، …

3-   دائما افرغى محتويات الهاتف إلى جهاز الكمبيوتر أو Hard Disk حتى نتيح مساحة الهاتف للمزيد.

 

يمكنك القيام بهذه الخطوات البسيطة في وقت الراحة أو أثناء الانتظار في مكان ما.

 

 

كراكيب سوفت كوبى!

Read More

30 يوم لبيت منظم

عشان تحققى المطلوب من الجدول ده لازم تكون قراراتك سريعة وتتخلصى من اللى مش بتستعمليه.

30 يوم لبيت منظم



Read More

قائمة التخلص من الكراكيب




قائمة التخلص من الكراكيبيمكنك استخدام هذه القائمة فى جدولة أعمال السيطرة على الكراكيب فى البيت كله. أطبعيها وعلقيها وقومى بالعمل ثم ضعى علامة صح على ما تم إنجازة


قائمة التخلص من الكراكيب

Read More

5 أفكار لتنظيف منزلك بسرعة

ببساطة: كلما تنظفى أسرع، تنتهى أعمالك أسرع وتجدى وقت أطول لنفسك!

 




 

تنظيم وتجميع الأدوات

دائما احفظى أدوات التنظيف مجمعة في باسكت أو علبة يمكنك إخراجها وحملها معك حول المنزل، بحيث تكون في متناول يدك في كل مرة تريدين أن تنظفى مكان سريعا. مثال: فوطة، ملمع زجاج، ملمع اخشاب.

 

التزمى بالروتين

اعدى لنفسك خطى يومية وخطة أسبوعية للتلميع وللتنظيف ومتابعة الكركبة اليومية بحيث تعلمى تماما ماستقومى به كل صباح وكم سيحتاج من الوقت وذلك للحفاظ على شكل المكان يوميا. (لتحميل قائمة الأعمال اليومية اضغطى هنا: https://goo.gl/vXoASN  )

هاجمى الكراكيب

التنظيف سيكون أسهل كثيرا إذا كان المكان خالى من الكراكيب! تأكدى من أن كل فرد في الأسرة يعلم واجباته من إعادة أغراضه إلى مكانها الأصلى. وتخلصى أولا بأول مما يتراكم بدون داع. الألعاب والحقائب والمفاتيح والملابس وغيرها، إذا أًعيد كل شيء الى مكانه، سيبدو المكان أبسط ويتم الانتهاء من التنظيف أسرع.

اطلبى المساعدة

يمكنك طلب المساعدة عند الحاجة ولكن ذلك لا يعنى أنك غير مسئولة عما سيحدث. وعودى أفراد أسرتك على المساعدة المستمرة في الأعمال المنزلية كأن يكون كل فرد مسئول عن ملابسه أو غرفته أو ألعابه. وحسب السن يمكنك تخصيص المهام الأكبر كاستخدام المكنسة الكهربائية أو لم الغسيل والتطبيق وغيرها.

نظفى أولا بأول

وذلك يعنى عدم تأجيل التنظيف إلى أجل مسمى . فمثلا أثناء الطبخ يمكنك غسيل المواعين المستعملة أولا بأول بدلا من تركها تتراكم حتى انتهاء اليوم. وكذلك ترتيب وتنظيم المكتب أو سطح العمل قبل وبعد المذاكرة أو الطبخ.


5 أفكار لتنظيف منزلك بسرعة

Read More

توازن البيت – الحياة

ربما سمع البعض عن مصطلح “توازن العمل –الحياة” او work-life balance  وهو مفهوم ظهر منذ فترة عندما بدأ الناس بالوقوع فريسة لضغوط العمل الكثيرة من حيث الوقت والمجهود وغيرها. وبدأوا يمضون في أشغالهم وقتا طويلا يطغى على صحتهم ويبعدهم عن أسرهم وعائلتهم بل ونفسهم وأصدقائهم أيضا. وهنا يحدث اختلال في توزيع الوقت اليومى لكل فرد فالأربع وعشرين ساعة يوميا من المفترض تقسيمها على ثلاثة أجزاء مبدأيا وهم: (النوم- النفس- العمل) ثم يمكن تقسيمهم بعد ذلك إلى قطاعات أصغر حسب طبيعة حياة وعمر وعمل كل فرد. وأصبح العمل ممكن أن يتعدى الاثنى عشرة ساعة يوميا للفرد وهذا يعد نصف اليوم ومن هنا تبدأ المشاكل الصحية والنفسية بل والإجتماعية أيضا في الظهور. بإختصار خلل في التوازن وسوء توزيع لموارد الإنسان من الوقت والجهد.





وعندما اتفقنا على أن البيت هو مؤسسة ضخمة تدار تماما كالشركات وفيها المرأة هي مديرة البيت أي أن هذا هو عملها الأساسى فكان من المتوقع حدوث مشاكل مع العمل هنا تماما كأى عمل آخر. وحتى نحاول فهم المشكلة والوصول إلى الحل فسوف نتحدث عن توازن العمل-الحياة هنا من واقع البيت كمكان العمل ولذلك فسوف أبدل كلمة العمل بالبيت وأستخدم مصطلح: توازن البيت – الحياة

قد لا نتصور أن غالبية مشاكل البيت تحدث بسبب عدم التنظيم وهنا أعمم التنظيم ليشمل تنظيم الأغراض وتنظيم الماليات وتنظيم الوقت. بدأنا الحياة ببيت نظيف ومرتب ثم بدأت الأعمال في التراكم والأغراض في التكاثر والأفراد في الزيادة وفقدنا السيطرة أحيانا على أمور العمل وأمورنا الشخصية أيضا. فما الذى حدث؟

عدم تنظيم الأغراض:

تزيد الحاجات فمنلحأش نرتبها او نرفض نتخلص منها فيفضل البيت مكركب …..النتيجة نتوتر ونحس ان بيتنا وحش ومش عايزين نقعد فيه.

عدم تنظيم الماليات:

نشترى بدون مراقبة -حاجات ملهاش لازمة -منبصش على السعر –تضيع الفلوس –نندم L

عدم تنظيم الوقت:

مش لاقيين الحاجة – ندور كتير ونتوتر- الوقت يضيع- نتأخر على المواعيد.

منبصش في النتيجة ولا الساعة ننسى المواعيد المهمة والـ deadlines

منكتبش اللى ورانا فننسى فمنسلمش الحاجات في معادها او منعملش غدا مثلا فنفشل ونتوتر ونتخانق.

ما الحل؟

ببساطة شديدة يجب الفصل بين الأعمال المنزلية بكل ما بها من تعب ومشاكل وبين حياتنا الشخصية كأمهات أو زوجات أو أخوات. تماما كما ينصح بذلك لمن يعانون من مشاكل في العمل مثلا وأن عليهم ترك مشاكل العمل في العمل وعدم اصطحابها معهم إلى المنزل. يجب تحديد مواعيد للعمل في البيت وذلك بتنظيم الوقت وكتابة قائمة الأعمال. لا يمكن أن تكون الحياة اليومية مسلسل متواصل من الأعمال يتخللها بعض الفترات لغسيل الوجه اوالتحدث في التليفون. كما تعطى البيت حقه من العمل عليكى إعطاء نفسك وقت مقدس للراحة يلتزم به الجميع.

كيف يكون ذلك؟

إليك بعض الأفكار والحلول الواجبة لضمان راحتك وشعورك بالتوازن في الحياة وبالتأكيد قد ينجح بعضها وقد يكون غيرمناسب في هذه المرحلة من حياتك ولكن من المحال دوام الحال والأوضاع تتغير باستمرار. بالتأكيد تتحدد هذه القواعد والمواعيد حسب طبيعة كل أسرة.

-انتهاء الأعمال المنزلية الشاقة في موعد محدد فمثلا لا دخول للمطبخ بعد الثامنة.

– تحديد مواعيد للتنزه أو وقت محدد لشرب الشاي مثلا. ومقابلة الأصدقاء.

– مراعاة الأسرة والأقارب والمداومة على الزيارات الاجتماعية.

– الالتزام بمواعيد النوم لضمان الراحة ومواصلة العمل في اليوم التالى.

هرم الصحة

وأخيرا قد يساعدنا الشكل التالى لهرم الصحة في التفكر في ما يوجد في حياتنا وأى هذه الجوانب ينقص ويوثر على توازن الحياة. كلما كانت صحتك الجسدية والفكرية والإجتماعية على وفاق كلما كان عطاؤك أكثر وتوترك أقل.

توازن البيت – الحياة

Read More

تنظيم مكان الأعمال الفنية Craft Room

غرفة الهوايات حلم لكل محبى الأشغال اليدوية والفنون ولو لدينا الإرادة، يمكن الحصول عليها ببعض الترتيبات والأدوات البسيطة. مهما كانت المساحة المتوافرة لديك لها كبيرة أو صغيرة أو حتى مجرد حائط أو زاوية مستقطعة من غرفة معينة، فالتنظيم هو الأساس للحصول على مكان عمل ممتع وعملى في نفس الوقت.

لا ننسى أن الهدف الرئيسى من الحصول على غرفة أو مكان للهوايات هو إشباع رغبتك في الإبداع والتميز ولذلك يجب أن تكون مريحة وجميلة ومشرقة.

craftroom11

الأساسيات التى يجب أن تتوافر في غرفة الهوايات:

1-      مساحات تخزينية مختلفة: على إختلاف الهوايات فكل منها يلزم له عدد أو أدوات مختلفة في النوع والحجم وطريقة التخزين وكلها يجب أن تكون متاحة أمام نظرك وتحت ايديكى بسهولة في الحصول عليها والعمل بها.

2-      سطح للعمل: يجب أن تتوافر دائما مساحة للعمل بدون كراكيب أو أشياء عليها حتى يمكنك العمل بدقة وتوفير الوقت

3-      استغلال الحوائط جيدا سواء لتعليق الأدوات أو غيرها لتوفير المساحة

4-      إضاءة جيدة: يفضل شباك كبير أو إضاءة طبيعية صباحا أو مصابيح نور أبيض جيدة لضمان الرؤية الصحيحة للألوان وحتى لا ترهقى نظرك

5-      تهوية صحية: فأنت لا يمكنك الإبداع في الحر الشديد أو الرطوبة مثلا.

6-      مخرج كهربائى في حال الإحتياج إلى آله معينة أو مكواه أو غيرها.

سطح العمل

أدوات التنظيم المختلفة:

1-      الأدراج بأنواعها وأحجامها

كلنا نريد دولاب الأحلام ولكن هذا يتوقف على نوعية الهواية وكمية وشكل الأدوات ولكن في الغالب سنحتاج إلى أدراج من مختلف المقاسات والأحجام ويمكن ببساطة الاستعانة بوحدات الأدراج المتنقلة البلاستيكية باختلاف أنواعها ولكن يجب مراعان الألوان حتى نحافظ على جمال الغرفة.

craftroom7

2-      لوح التعليق Peg Boards

هذا اللوح ذو الأخرام يمكن ببساطة وضع أي شيىء عليه من سلة إلى حامل أو تعليق أي أداه بواسطة الخطافات
لوح التعليق

3-      السلال

الباسكت باختلاف أحجامه لا غنى عنه في تجميع الأدوات المتناثرة والصغيرة أثناء وبعد العمل

 

4-      توجد بعض أدوات الهوايات تحتاج تجهيزات خاصة كرولات الورق الكبيرة أو الشرائط واليكم بعض الأفكار

 

ملاحظات:

–          حاولى بقدر الإمكان استخدام حاويات ذات شكل واحد لأنها تعطى منظرا عاما جميلا للمكان

–          الأدراج الشفافة دائما أفضل لأنها تظهر بسرعة المحتويات ولا ننسى وضع لاصق (label) بالعنوان والمحتوى على العلبة أو الدرج

craftroom3

تنظيم مكان الأعمال الفنية Craft Room

Read More