تنظيم البريد

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

إذا كان لديك الكثير من المراسلات اليومية أو الأسبوعية تأتى إلى منزلك فقد يكون لديك بعض المشكلات المترتبة على ذلك. قد تضيع ورقة هامة أو تنسى الرد على مراسلة مهمة أو نسيان ما إذا تم دفع فاتورة ما على سبيل المثال.

لتنظيم البريد والتعامل مع الأوراق الداخلة والخارجة من منازلنا علينا بناء نظام لذلك، وهذا النظام يشمل:

  1. نظام التعامل مع الأوراق Processing
  2. ونظام لحفظ الأوراق Keeping/Filing
  3. ونظام للمتابعة Reference & Followup

 

أولا سوف نحتاج بالتأكيد :

  • مركز لتجميع البريد والأفضل أن يكون هذا المركز ملاصقا لمركز أعمالك في البيت أو بجوار لوحة المنزل ونتيجة الحائط حتى يكون الجميع في متناول عينك ويدك.
  • مكان لتخزين الملفات والمتابعة.

المرحلة الأولى:

بعد وصول البريد يتم تصنيفه مباشرة سريعا (هذه الخطوة يجب ألا تأخذ أكثر من دقائق ولذلك لا يجب تأجيلها)

  • الإعلانات والدعاية الغير مهمة أو الكوبونات والعروض التي أنتهت صلاحيتها يتم التخلص منها في سلة المهملات مباشرة
  • يتبقى لك أوراق يجب أخذ القرار فيها أو التعامل معها الآن أو لاحقا ولذلك صممنا (مركز التجميع) وهنا نجمع على سبيل المثال: الفواتير واجبة الدفع، معلومات أو وثائق هامة تحتاج للتخزين، دعوات أو مواعيد يجب تذكرها. (5 دقائق يوميا لإضافة الجديد – 10-15 دقيقة شهريا للحفظ والمتابعة)
المرحلة الثانية

التصنيف والتعامل مع الأوراق الهامة بإحدى الأساليب الآتية:

  • فواتير واجبة الدفع (درج أو حافظة الفواتير)
  • للقراءة والاطلاع (الملف الخاص)
  • للاستعمال أو التخزين أو أخذ القرار

 

المرحلة الثالثة:

هنا لديك الوقت الكاف للعمل فعليا وتحضير الأوراق والرسائل التي ستردى عليها أو حفظ الملفات في مكانها الأخير أو متابعة ما تم دفعه.

  1. الملف اليومى (الرسائل أو الفواتير التي سيتم الرد عليها –كوبونات وعروض الشراء) ويخصص له درج أو ملف قريب من مكان عملك (سيحتاج منك بضع دقائق أسبوعيا ومن 5-10 دقائق شهريا للنقل إلى ملف التخزين لما تم الانتهاء منه)
  2. ملف وقائمة المتابعة (جدول لمتابعة ما تم دفعه من فواتير أو أمور تم الاهتمام بها موثقة بالتاريخ) يمكنك هنا حفظ قوائم وخطة الوجبات، أماكن وأفكار يجب تذكرها. (ملف ذو أخرام وكل موضوع في ملف شفاف داخلى)
  3. ملف حفظ أوراق وفواتير العام الحالي التي تم التعامل معها (مقسم حسب الموضوع ثم بالتاريخ فيكون الأحدث هو الأولchronological order ) هدفنا هنا هو إيجاد ما نبحث عنه بسرعة وقت الحاجة.
  4. ملف التخزين طويل الأجل للأوراق الهامة Confidential Documents كالشهادات وعقود الأملاك والضرائب والإقرارات (مقسم حسب الوضوع أو حسب الشخص) يجب حفظ هذه الملفات في مكان سرى وخاص.

 

 

 

 

الفيديو التالى قد يشرح ما سبق:

هل لاحظت الهدف من تعدد الملفات وتصنيفها حسب الموضوع؟

  • الأوراق والسجلات الضرورية الآن لها مكان خاص بعيدا عن أيدى اللاعبين وجاهزة عندما تريدين العمل أو وقتما تحتاجينها.
  • الملفات الهامة الآن محمية في مكان مؤمن وجاهزة في أوقات الطوارئ.
  • المعاملات الدورية واليومية أصبحت سهلة حسب الموضوع وتتم متابعتها بالتاريخ في القوائم
  • الأوراق التي تحتاج تدخل سريع الآن قريبة من مكان عملك وتناديكى يوميا.

لتحميل ورقة جدول متابعة الفواتير:

تنظيم البريد والأوراق في المنزل

Read More

قائمة تسجيل مدفوعات الأسرة

ورقة لتسجيل كل ما تم دفعة للأسرة خلال الشهر مع فصل لبندى الملابس والتمارين حتى يمكننا معرفة المصروف بالضبط والتحكم فيه.

بها اختيار للدفع الكاش او الفيزا لتحرى الدقة.

يمكنك طباعتها كل شهر وإضافتها لملف أعمالك.

 

تسجيل مدفوعات الأسرة 

Read More