تنظيم مكان العمل

نصائح تنظيم مكان العمل لإنتاجية أفضل

تنظيم مكان العمل (المكتب) فى الشركات

لو كان مكتبك حاليا مكدسا بالأوراق أو تمضى وقتا ملحوظا في البحث عن ورقة ما أو شاحن تليفونك، فأنت بالتأكيد تخسر الكثير من إنتاجيتك وتكسب الكثير من التوتر وربما يؤثر ذلك على تقييمك آخر العام. بالإضافة إلى أن شكل المكتب الغير منظم في محيط العمل يعطى إنطباعا بعدم المهنية. الخبر الجيد هو أن العودة للتركيز والترتيب تتطلب فقط بعض التخطيط البسيط والإرادة  للإستمرارية. وكلما أدركت الفائدة الى حققتها من تنظيم سطح مكتبك سيدفعك ذلك على المواظبة والمداومة على التنظيم. النصائح التالية قد تساعدك على تحصيل أكثر ما يمكن من يومك في العمل والإنتهاء من مشاريعك دائما في أوقاتها المحددة.

  • تخلص مما لا تحتاج.

من كل ما يعوقك عن العمل ولا تستعمله يوميا. الخزائن خلقت للحفظ أما سطح المكتب فهو للعمل. قم بجرد الأوراق وقسمها حسب الموضوع وتخلص من المكرر أو المسودات التي انتهت صلاحيتها. ثم قم بوضع ما تريد من المتبقى في الأرشيف الخاص بها.

  • جمع الأفكار والمعلومات

ضع أجندة أو نوته بجانبك لكل الملاحظات او المواعيد أو الأفكار التي تحب تسجيلها بدلا من قصاصات الورق المتناثرة على سطح المكتب.

  • احتفظ بالقليل فقط

ضع على مكتبك الأدوات المكتبية التي تحتاجها يوميا فقط بحيث تكون في متناول يدك وما تحتاجه كل فترة على مسافة أبعد على المكتب او ممكن تخصيص درج خاص له

 

  • تخصيص وتنظيم الأدوات المساعدة

حاملات الأوراق غاية في الأهمية ولكنا ليست موجودة لحفظ أي شيء عشوائيا. يجب تخصيص كل منها حسب طبيعة عملك. مثلا: الوارد والصادر (in/ out)أو يحتاج قرار بسرعة و للأرشيف (need action/ Archive)  في كل الأحوال اجعل قراراتك سريعة فيما يتعلق بأين ستضع الورقة التي في يدك.

  • التنظيم الشامل

سيفيدك جدا أن يكون نظام الأرشيف الخاص بالأوراق هو نفسه نظام حفظها الكترونيا على جهاز الكمبيوتر بحيث يمكنك البحث بسهولة في أي منهما. ولا تنسى أن يكون الأحدث في المقدمة Chronological order

  • التنظيم والتنظيف المستمر لتقليل الكراكيب

فكر في البيئة قبل الطباعة فلن يفيدك المزيد والمزيد من الأوراق بلا داع بل سيضر الشركة والبيئة.

  • نظم الكراكيب الإفتراضية.

لا بد من تفحص الإيميل يوميا ومسح أي إعلانات غير مفيدة وتنظيم باقى المواعيد حسب المصدر أو الموضوع. وكذلك الرسائل الصوتية ورسائل الهاتف المحمول. وذلك حتى لا تختفى إحدى الرسائل المهمة في زمرة الوارد. بالنسبة للأوراق والملفات كذلك يجب تنظيمها جيدا حتى يمكنك توفير الوقت عند البحث عن إحداها. سطح المكتب على الكمبيوتر أيضا لا يجب أن يحتوى على ملفات كثيرة ولكن يمكن تقسيمه فقط للمتداول يوميا.

من المفضل قبل مغادرة المكتب ترتيب الأوراق وربما كتابة بعض المطلوب منك لغدا حتى تعود في اليوم التالى لمكتب يشجعك على العمل.

وأخيرا علينا فهم أن التنظيم عملية مستمرة وعادة يومية وليست مجرد عمل لمرة واحدة ونتوقع بقاؤه على نفس الوضع. فنحن نستخدم الأغراض ويجب علينا ترتيبها بعد الإنتهاء من كل عمل بل والمداومة على ذلك.

برنامج تنظيم مكان العمل للشركات والأفراد